Écht goede ketensamenwerking in de bouw, techniek en infra? 6x wat je daarvoor nodig hebt

Samenwerken is één van de grootste beïnvloedbare risico’s van het voorbereiden en uitvoeren van projecten in de bouw, infra en techniek. Daar bewust aandacht aan besteden is een enorme kans om op heel veel vlakken verbetering te realiseren. Om leuker samen te werken in de keten, continu te verbeteren met elkaar, minder faalkosten te maken, meer te verdienen en daarmee jezelf als ketenpartner en als werkgever ook aantrekkelijker te maken. Vanuit jarenlange ervaring met het begeleiden van ketensamenwerkingen in de bouw, techniek en infra identificeren wij zes randvoorwaarden voor goede ketensamenwerking. Dit zijn ze.

1. Werken vanuit de 4-ledige verantwoordelijkheid

We zien vaak in organisaties in de bouw, infra en techniek dat bij medewerkers de verantwoordelijkheid die zij voelen voor zichzelf en hun vak redelijk op orde is. Voor goede samenwerking is echter meer nodig dan dat. Als teamlid ben je óók medeverantwoordelijk voor je organisatie en je team. Dit wordt ook wel de 4-ledige verantwoordelijkheid genoemd. Iedere professional, ongeacht de plek in de organisatie, heeft op vier gebieden een verantwoordelijkheid:

• Voor zichzelf

• Voor zijn of haar vak

• Voor de organisatie

• Voor het team

Het inzicht van de 4-ledige verantwoordelijkheid leert medewerkers om, naast zichzelf en hun vak, te kijken naar de verantwoordelijk die zij hebben voor het bedrijf waar ze werken en voor de mensen met wie ze werken. Je verantwoordelijk gedragen voor de organisatie en het team waarin in werkt, is wat ons betreft dé sleutel tot het vergroten van eigenaarschap en is een randvoorwaarde voor goede ketensamenwerking.

In dit artikel lees je meer over eigenaarschap en de 4-ledige verantwoordelijkheid.

2. De harde en zachte kant van samenwerking verbinden

Wat is het plan? Hoe gaan we de taken verdelen? Wie krijgt welke verantwoordelijkheden en wie neemt welke beslissingen? Als de kick-off van een project zo begint, dan weet je dat de focus van dit team vooral ligt op de harde kant van samenwerken. Het team wil duidelijkheid over zaken als visie, strategie, richting, doelen stellen, besluitvorming en implementatie. Niks mis mee. Superbelangrijk zelfs.

Andere projectteams geven hun aandacht eerder aan de zachte kant: zij werken aan thema’s als vertrouwen, respect en communicatie. Hoe worden hier de gesprekken gevoerd? Wat wordt er wel en niet gezegd? Hoe is de sfeer? Ook niks mis mee. Ook superbelangrijk zelfs.

Vaak zie je alleen wel dat het dus vooral óf het een is, óf het ander. Teams verschillen nu eenmaal in waar ze als eerste op focussen.

In de bouw, techniek en infra ligt de focus doorgaans vooral op de harde kant, de inhoudelijke kant van het project. De zachte kant blijft onderbelicht. Eeuwig zonde, want wanneer je als team de koppeling tussen beide kan maken, ontsluit je veel meer informatie én verbeter je de samenwerking. Daarom: als wij teams begeleiden, helpen we ze om de harde kant van samenwerking - de processen – te koppelen aan de zachte kant van samenwerking; hoe jullie gesprekken voeren met het elkaar. We kijken dus naar hoe je de werkzaamheden beter kan plannen met elkaar én naar hoe ga je met elkaar omgaat. Hoe communiceren jullie met elkaar? Wat accepteer je wel van elkaar en wat niet?

Wat er dan in teams gebeurt lees je onder andere in dit artikel in Cobouw: Dit werkt veel beter dan een teamuitje.

En hier: Als je eenmaal op deze manier werkt wil je nooit meer anders.

En hier: “Cultuurverandering in de bouw en techniek hoeft niet moeilijk te zijn".

3. Uitgaan van de kracht van het collectief

In de werkomgeving gaat het bij vaardigheden, talenten en prestaties vaak over individuen en de individuele krachten in een team. Als iets niet lekker loopt, wordt gekeken naar ‘wie daar dan verantwoordelijkheid voor is’ en wat hij of zij moet veranderen. Of er wordt gedacht dat het aan die ene persoon ligt dat de sfeer heel goed is en het team vliegt. Ergens wel logisch, maar als je daar je team op bouwt, wat gebeurt er dan als die ene persoon vertrekt?

Ervaring leert dat het voor de teamprestaties veel beter is om naar het team als geheel te kijken. Naar het collectief. Hoe praat het team als geheel met elkaar? Hoe pakken ze hun werk aan? Hoe nemen ze beslissingen? Hoe gaan ze om met conflicten?

Daar zit een belangrijk uitgangspunt achter: zoals een team één ding doet, doet het alles. Zonder zich daar bewust van te zijn. Elk team maakt namelijk gebruik van teampatronen die beperken of versterken. Zo zijn er teams die heel goed problemen kunnen benoemen, maar geen oplossingen. Die altijd wachten op de leider om een beslissing te nemen. Waar bepaalde teamleden veel aan het woord, terwijl anderen zwijgen. Zo kunnen dezelfde problemen maandenlang - soms zelfs jarenlang - terugkeren.

Door de focus in het team te verleggen van het individu ('jij moet…’ of ‘zeg me maar wat ik moet doen') naar het collectief (‘hoe kunnen we elkaar helpen om het beste uit elkaar te halen?’) verschuif je de manier van denken van het team van ik tegen jij naar wij tegen het probleem. Iedereen heeft nog steeds zijn eigen verantwoordelijkheden, maar daarnáást is het team samen verantwoordelijk om elkaar beter en sterker te maken. Inge Vermunt vertelt er in dit interview over.

4. Werken in een hartslag door regelmaat te creëren in wanneer en hoe je de ketensamenwerking bespreekt

Stel je wilt ergens goed in worden, een sport bijvoorbeeld. Dan lukt dat niet met één keer trainen. Na die ene training ben je weliswaar een beetje beter, maar als je dan stopt met trainen of een maand niks doet, dan val je weer terug. Structureel beter word je wel als je met regelmaat traint en jezelf continu gaat verbeteren.

Zo is het ook met teams.

Teams met een sterke samenwerking doen hun teamontwikkeling er niet 'even bij'. Ze werken samen in een regelmaat aan wat het meest belangrijk voor ze is. Oftewel: in een hartslag. Ze plannen vaste momenten met elkaar om taken uit te voeren die leiden naar hun doelen én om stil te staan bij de manier waarop ze dat doen (hun teamontwikkeling).

De reden dat die structuur zo belangrijk is, is ook dat structuur vaste teampatronen en gewoontes zichtbaar maakt. Want we schreven het al: elk team maakt gebruik van teampatronen die beperken of versterken. Van die beperkende teampatronen wil je natuurlijk af, die zitten je als team in de weg. Dat betekent dat je als team nieuw gedrag gaat aanleren. Dat kost tijd en die tijd neem je met elkaar in zo’n hartslag.

De meest ideale hartslag is eens in de twee weken op een vast, ongestoord moment in de week. Vaker is prima. Minder vaak werkt helaas niet, want dan zijn de meeste teams echt kwijt waar het precies over ging en wat hen te doen staat.

5. Uitgaan van de kracht van de kleine stap

Het voelt heerlijk als team om resultaten te halen. Dat versterkt het teamgevoel en geeft positieve energie. Maar als de stappen die je moet maken te groot zijn, duurt het lang voordat het beoogde resultaat er is. Onderweg verlies je dan misschien ook wel de moed of het geloof om verder te gaan.

Bovendien: een grote verandering realiseren of een doel nastreven dat nog ver weg voelt… de meeste mensen zien er als een berg tegenop om daaraan te gaan beginnen. Want wáár begin je? En hoeveel tijd en energie gaat het je wel niet kosten om er te komen? Uitstel is dan vaak het gevolg.

Zie daar de kracht van de kleine stap. Breek je resultaten op in zo klein mogelijke stappen. Zo klein, dat je er onmogelijk tegenop kunt zien. Dat je elke hartslag opnieuw samen acties kunt afronden. Dat je zo vaak mogelijk het gevoel krijgt dat je succes hebt. Kleine stappen zijn ook vrijwel altijd bij te sturen. Dat maakt jullie team heel wendbaar om van koers te veranderen als dat nodig is. Toch verlies je nauwelijks snelheid, omdat je in korte tijd heel veel kleine stappen kunt zetten :-).

6. De ketensamenwerking zichtbaar en meetbaar maken

Iedereen weet: het is een stuk makkelijker navigeren en plannen als je weet wat je startpunt is, waar je naartoe wil en wat gedurende je reis je voortgang is. Zit je nog op de juiste route?

Dit is precies de reden waarom voor ons randvoorwaarde 6 voor goede ketensamenwerking is: de kwaliteit ervan meten. De tool die wij hiervoor gebruiken is STARLING. Hiermee kun je als team namelijk:

• de harde en de zachte kant van de samenwerking in je team aflezen;

• het collectief (team als geheel) meten;

• met een frequente hartslag;

• waarin ook de kleine stap in de praktijk doorlopend zichtbaar is.

Het mooie hiervan is: aan de hand van concrete metingen zie je als team wat goed gaat en wat beter kan. Zo weet je dus ook wat er nodig is voor vertrouwen en betere communicatie en kan je nog sneller innoveren en verbeteren met elkaar. Als team maken jullie dan zelf het verschil. Zo ontstaat een verandering in werkwijze en omgang met elkaar die beklijft.

Meer weten over onze aanpak? Neem contact met ons op via info@hdimpact.nl.