Cultuurverandering Reimert Groep: "Je merkt hoe blij iedereen wordt als je anders met elkaar omgaat"

Een aantal jaar geleden ontstond bij Reimert Groep behoefte aan een cultuurverandering, onder andere door ervaringen die het bedrijf opdeed met het werken in een bouwteam. “Als je meteen met een gestrekt been een gesprek ingaat, kom je nergens. En het draagt absoluut niet bij aan de werkvreugde. Toch gaat het wel vaak zo in de bouw en infra. In die bouwteam-opdrachten merkten we wat er gebeurt als je inzet op dialoog. En hoe blij iedereen wordt als je anders met elkaar omgaat. We zagen zoveel potentieel in ander gedrag, daar wilden we mee aan de slag.” Vanuit HD Impact helpen wij Reimert Groep hierbij. Een interview met Bas Reimert en Sofija de Jager.

Reimert Groep bestaat uit zes bedrijven die samen van ontwerp tot oplevering bouw- en infraprojecten oppakken. De groep heeft 150 vaste medewerkers en een net zo grote flexibele schil. Het bedrijf ontstond gelijktijdig met de provincie Flevoland. Reimert verrichtte het grondwerk voor de eerste huizen die daar werden gebouwd. Echt pionieren dus. Door de jaren heen kwamen er steeds meer expertises bij: ontwerpen, bouw, betonbouw, infrastructuur en circulariteit.

Bas Reimert is samen met twee andere directeuren eigenaar van Reimert Groep, Sofija de Jager startte er een paar jaar geleden als procesmanager en bedrijfsjurist.

Elk project is een teamprestatie

Bas: “We worstelden al enige tijd met een aantal speerpunten waarvan wij zelf vonden dat het beter moest. Voornamelijk een stuk onbekendheid en onbegrip over de rol die we met elkaar spelen in het elftal. Sommige mensen voelden zich niet vrij om te melden wat er wel of niet goed ging. Een oplossing aandragen werd vaak gezien als een diskwalificatie van degene die de opdracht had om het op te lossen. Er was niet echt ruimte om dilemma’s te delen en als er iets misging werd regelmatig naar een ander gewezen.”

“We zijn nogal van de techniek: ‘Het probleem is zo, de oplossing zo, veel succes en als we niks horen is het geregeld’. Daar wordt je organisatie alleen niet altijd beter van. We wilden toe naar het besef dat elk project een teamprestatie is van alle betrokkenen. Daar hoorde wat ons betreft een cultuurverandering bij. Zo zijn we op zoek gegaan naar een partij die ons hierbij kon helpen.”

“Via Bouwend Nederland kwamen we bij HD Impact terecht. De voorgestelde aanpak stond ons meteen aan: eerst vanuit de theorie over Eigenaarschap op gelijke hoogte komen, elkaar aan de hand van oefeningen beter leren kennen en waarderen en dan vanuit praktische problemen ander gedrag aanleren door samen naar de oplossing te zoeken.”

Theorie, praktijk, hartslag

Omdat verandering begint aan de top, gingen we met Reimert Groep in twee groepen van acht personen aan de slag met staf, directie en hoofduitvoerders. De uitgangspunten daarbij:

1. Het invoeren van een hartslag. Mensen zijn gewoontedieren. En zeker als het lastig wordt, vallen we snel terug op patronen die bekend zijn: ‘Zo doen we dat nou eenmaal hier’. Om een blijvende verandering te realiseren komt het team elke twee weken op vaste momenten bij elkaar om stil te staan bij de samenwerking (de hartslag), zodat het echt onderdeel wordt van de werkwijze binnen de Reimert Groep.

2. We halen de praktijk naar de sessies. Aan de hand van thema's die spelen bij de deelnemers kijken we welk ander gedrag je zou kunnen inzetten.

3. De kracht van de kleine stap. We maken cultuurverandering klein. We kiezen kleine, haalbare en impactvolle onderdelen uit, waar we die periode mee bezig gaan.

Elkaar makkelijker helpen

Sofija: “De meesten vonden het spannend: wat gaan we doen, wat betekent dit voor mij? Logisch ook, zoiets deden we nog niet eerder bij Reimert Groep. Maar iedereen wilde meedoen en we spraken af: we beginnen dit met elkaar en we eindigen het met elkaar.”

“We starten elke sessie met een check-in: hoe zit je erbij? Dat was de eerste keer heel ongemakkelijk, het is zoiets onbekends om te praten over hoe je je voelt! Maar nu merkt iedereen wat er gebeurt als je van de ander weet wat er speelt. Dat je dan beter rekening kan houden met elkaar. Elkaar makkelijker helpt. Daar zijn mensen ook wel verrast over. Ze vonden het eerst onzin – ‘Daar heb ik toch geen tijd voor’ – maar nu merken ze wat het oplevert: een betere verstandhouding en wederzijds begrip. Dat hadden ze niet voorzien.”

Meer als team functioneren

Bas: “Je komt er ook achter hoe relatief weinig je soms van elkaar weet. Je denkt dat je elkaar kent, maar die kennis blijkt beperkt. Terwijl: als je weet wat iemands beweegredenen zijn, kun je zijn manier van reageren veel beter duiden. Als je daar een heel klein beetje tijd voor neemt, brengt dat enorm veel in de verhoudingen en wat je voor elkaar over hebt. Dat maakt ook dat je meer als team functioneert dan daarvoor.”

“Iedereen heeft een rol in de organisatie die verder gaat dan alleen de eigen prestaties en je merkt nu al dat dit besef er meer is. Mensen zoeken elkaar op: ‘Dit en dit gaat er mis, ik heb daar hierom last van, kunnen we dat samen oplossen?’. Dat is een heel groot winstpunt, cultuurverandering is een leerproces.”

Is afspraak is afspraak ook echt zo?

Alhoewel Reimert Groep nu op de helft van het traject is, merken Bas en Sofija dus al allerlei veranderingen.

Bas: “We zijn minder direct en kortaf naar elkaar. Niet: ‘Dit is het probleem, los het op’, maar: ‘Waar loop je tegenaan, wat is het effect op de organisatie en hoe brengen we dat samen verder?’ Mensen staan niet meer alleen. Dat merk je nu ook aan onze manier van vergaderen. We evalueren zelfs of we het maximale eruit hebben gehaald. Dat resulteert erin dat we bepaalde punten, die anders misschien gekneld hadden, nog een keer bespreekbaar maken. We spreken ons uit, er blijft zelden nog iets in de lucht hangen.”

Sofija: “Het gesprek over te laat komen bij vergaderingen wordt nu ook gevoerd. Dat is wel een grappig voorbeeld, want we zeiden hier altijd al ‘afspraak is afspraak’. Iedereen vindt dat ook belangrijk. Maar iedere vergadering begon wel te laat en iedereen vond dat dan ook weer storend.”

“Herwin (red. de Impact Builder die Reimert Groep begeleidt) had hier een leuke anekdote over. In zijn fietsgroep met vrienden komt ook altijd iemand te laat. Daarom hadden ze twee appgroepen aangemaakt: één zonder die vriend, waarin de afgesproken tijd werd gecommuniceerd. En één met die vriend, waarin altijd een kwartier eerder werd afgesproken. Maar dat is natuurlijk geen werkbare situatie. Dus Herwin is met die vriend in gesprek gegaan en kwam erachter dat waar hij zelf uit een gezin komt met accountants die altijd stipt op tijd zijn, zijn vriend uit een gezin komt met een compleet andere cultuur. Tijd was daar altijd maar een relatief begrip. Door daar met elkaar over te praten, gingen ze elkaar begrijpen en kregen ze begrip voor elkaars reactie op te laat komen.”

“Zo is bij ons ook dat gesprek op gang gekomen. We komen nu nauwelijks nog te laat en als dat wel gebeurt, leggen we het uit. Het is wel een dingetje geworden: als nu iemand toch te laat komt zeggen we lachend tegen elkaar “Dus vandaag ben jij de Bas?’ naar de naam van die vriend van Herwin ;-).”

Met praktijkvoorbeelden aan de slag

Tijdens de sessies komen concrete voorbeelden uit de praktijk aan de orde. Zoals hoe je anderen erop aan kan spreken als zij geen helm dragen. Sofija: “Er is altijd een helmplicht, toch doen sommigen ‘m niet op. Wat doe je dan, hoe ga je dat op een constructieve manier aan, zonder meteen in een conflict te belanden? Wat helpt jou daarbij? Dat zijn hele waardevolle oefeningen om samen bij stil te staan.”

Aantrekkelijk blijven voor nieuwe generaties

Reimert Groep rondt het eerste deel van ons gezamenlijke traject voor de bouwvak af. Daarna zijn er nog aantal sessies samen om de verandering te borgen. De hartslag houdt Reimert Groep er vervolgens zelf in.

Bas: “We gaan er dan ook mee aan de slag om wat we nu leren, in alle lagen in de organisatie te laten landen. Dat is cruciaal, want eigenaarschap en samenwerking zijn onlosmakelijk verbonden met de nieuwe generatie die we nodig hebben in ons bedrijf en in de branche. Zij willen problemen niet mee naar huis nemen en alleen op moeten lossen, zij willen het als team oplossen. We krijgen ook steeds meer specialisten in de branche, dus je hebt de teamprestatie nodig om ergens te komen. Als je dat goed weet te doen, boei je de jongeren en kan je ze enthousiast krijgen voor de techniek.”

Sofija: “Dat zie je ook terug in het toenemende aantal bouwteam-projecten in de branche. Wij willen zelf ook graag veel meer in bouwteam gaan doen. Dat we nu door meer opdrachtgevers gevraagd worden om samen te werken omdat het zo fijn is, dat is het grootste compliment en een mooie bevestiging dat we goed bezig zijn.”